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はじめての展示会出展。大盛況だった舞台の裏側

このnoteでは、4月27日(木)・28日(金)に開催された『BIS (ビジネスIT & SaaS EXPO) 2023 – 未来をつくる IT総合展 -』に出展した時の準備の裏側をご紹介します!


Hubbleでは過去に1度、展示会に出展したことがあります。しかし、その頃とメンバーも組織体制も変わり、今のチームになってからは初めての展示会です。

展示会への参加の目的は、リード獲得とHubbleの認知拡大のためです。そのため主導するチームはマーケティングチームなのですが、マーケティングチームに展示会経験者はおらず…。手探りで当日までの準備を進めてきました。

結果、BIS2023に参加したことで「もっとここを改善しよう」「次回以降もこれはやろう!」と今後活かせることがたくさん見つけられました。Hubbleのマーケティングチームの活動について、少しでも知っていただければ幸いです。また、同じように初めて展示会に出展しようと思っている方の参考になれば嬉しいです!

展示会に出展する目的

冒頭で少し触れましたが、展示会はマーケティングチームが「リード獲得とHubbleの認知拡大」を目的に出展しています。

「どの展示会に」「どんな層の方が足を運んでいて」「Hubbleのリード獲得において、相性が良いのはどこだろう」そういったことを2023年は検証していきます。


展示会に向けた準備

ちなみに、BIS2023への参加は、急遽決定しました。4月27日・28日の開催でしたが、参加を決めたのは3月上旬。4月中旬にHubbleのサイトリニューアルをすることも決まっていたため、マーケティングチームのリソースは非常に限られている状態でした。

会場装飾の準備

Hubbleに限らず、出展する企業は当日のブースを自分たちで準備します。といってもBIS2023はある程度の形が決まっており、完全オリジナルではありません。決められた枠の範囲内で個社毎にオリジナリティを出していきます。

今回の出展では、ロールアップバナーやファブリックシートを制作することになりました。外部のパートナー企業に依頼したのですが、「こういった情報を載せた方が良いよ」「クリエイティブはこうした方が目に留まるかも」とアドバイスを沢山いただきました。


Tシャツ

社員が着用するHubble Tシャツも今回新たに作ることになりました。BIS2023や展示会だけでなく使っていきたいと思ったので、質を重視してUTで作成。

余談なのですが…UTの一番大きなサイズはXXL。マーケティングチームマネージャーの町田は6L。合うサイズを探しています(笑)。



トードバック

過去の展示会でも作った、オリジナルのトートバック。A4も余裕で入る大きめサイズのため、社員も気に入っており、今回も用意することになりました。ただ、在庫管理を長期間行っていなかったため、在庫数の確認から作業はスタートしました。こちらのトートバックはオシャレでかっこいいということで多くのお客様に喜んでいただけました。


”直感的”に伝わるチラシの作成

これまで使用していたチラシは情報が古く、一目でどんな製品かわかりにくい状態でした。そのため、直感的に伝わるチラシを改めて作成することにしました。ただ、Hubbleの製品を一言で表現するのはなかなか難しいのです。

情報を整理したり、伝えるためのストーリーを何度も考えながら制作しました。Webサイトのリニューアルが重なる中、デザインも試行錯誤し、直前までアップデートを加えました。


ヒアリングシートの準備

当日展示会にお越しいただいた方々とどんなコミュニケーションを取ったかを残すため、今回はヒアリングシートを準備しました。歩きながら話すことも多いため、パソコンで入力することは中々難しいので、ヒアリングシートという形にしました。

展示会初日に200部持って行ったのですが、想像以上に多くの方とお話させていただけたため、あっという間にヒアリングシートが足りなくなりました。オフィスにいるメンバーが追加で印刷した後、会場まで持って行ったそうです。


登壇に向けた企画・準備

展示会会場では、27日と28日の両日にセッションがありました。Hubbleは両日ともに登壇することが決まっていたため、登壇内容の企画と資料の準備が必要でした。

CLO/弁護士の酒井が登壇しましたが、当日多くの方から質問をいただきました。展示会へお越しいただいていた方々の参考になっていたら少しでも嬉しいです。

当日に向けた役割決め・共有

BIS2023当日は、マーケティングチームだけでなくHubbleのビジネスサイドの多くのメンバーも参加しました。そのため、各々がどんな役割を担い、どんな動きが必要かを決めてメンバーへの共有もしました。


当日の成果と効果

想像以上のリード獲得に繋がった

結果からお伝えすると、とても多くの方にHubbleのブースで話を聞いていただくことができました。指標の1つである「リード数」で言うと、1日で100件以上!これは参加してくれたHubbleメンバーの力が非常に大きいです。


指名検索が増えた

展示会後に指名検索の数がグッと増えました!リードに繋がった方はもちろん、当日にブースには寄らなかったものの調べてみようという方が一定いらっしゃったみたいです。


デモで伝えられる分かりやすさがたくさん見つかった

Hubbleのプロダクトは中々一言で言い表すのが難しいんです。例えば、「AIレビュー」や「電子契約締結」といった言葉は一言で誰が聞いても思い浮かびやすいと思います。しかしHubbleは「契約書管理クラウドサービス」となっており…わかりにくい!(笑)

言葉では伝えにくいものの、一度使ってもらったりデモ動画を見てもらうと、スッとお伝えしやすいので、対面でデモをしながらお伝えすることのできる展示会は◎でした。


Hubbleメンバーが楽しそうに参加してくれた

当初マーケティングチームとしては、貴重な「就業時間を使っていただいて」「協力していただいている」という感覚だったそうです。しかし当日参加してくれたHubbleメンバーを見てみると、皆楽しそうであり、展示会に自分も参加していいかと聞かれることも。
普段お客様とのコミュニケーションはほとんどがオンラインのため、直接お話して反応を見ることができるのは楽しそうに見えました。

HubbleのValuesの1つに「自律に基づくチームワーク」がありますが、皆が体現してくれることを感じることができて、今後も恐縮になりすぎず周りに助けてもらう大切さを改めて実感することができました。


登壇は思った以上に聞いてもらえた

朝一登壇だった影響もあるかもしれませんが、思ったよりも酒井が登壇するセッションの会場は人が少なく、開始前は正直心配していました。BIS2023のセッションではシステムを使って、会場にいる人からリアルタイムに質問を受けることができますが、これも少なかったらどうしようと、内心ドキドキしている社員一同(笑)。

しかし、開始直前に続々と参加者が集まり、オンラインを含め、多数の質問をいただきました!「法務の未来」をテーマにしたこのセッション。法務業務のあり方だけでなく、HubbleやOneNDAについても関心を持っていただけました。


今後に活かせることも発見

オペレーションの改善

やってみたからこそわかる、今度やるときはもっとこうしようというオペレーションの改善ポイントが非常に多くありました。

例えばデモは通常PCで行うのですが、展示会という”立ってコミュニケーションする場”だと若干使い勝手が悪いことに当日気づきました。一人のメンバーから「iPadを使うと話しながらや、歩きながらでも案内しやすい」と共有を受けました。

他にも「来場者の方への声掛けはこうするといいよね」「声を出すだけでも反応があった!」などのナレッジも溜まっていきました。
これらは次回以降の展示会でも活かしていける収穫ばかりです!


魅力の打ち出し方の改善

あるメンバーからは、ブース装飾について「パッと見ただけでは、どんなサービスを案内しているブースで、どのような課題を解決してくれるのかが分かりづらいと感じた」というフィードバックがありました。実際に「自分には関係ない」と思われブースを通り過ぎた方に声をかけて説明すると、「ああ、そういう感じなんだ!便利だね。」という反応に変わったり。

働いている自分たちではあまり感じない要素を展示会来場者の方のお声を通して、改めて感じることができました!

・・・・・

まとめ

はじめて参加した展示会。Hubbleのプロダクトは、まずは使ってもらうことのインパクトが大きいのだと実感することができました。

次に展示会に出店する際には、良いところは残しつつさらに良い結果が残せるようにクリエイティブやオペレーションを磨いていこうと思います!会場でお会いした場合は、気兼ねなくHubbleメンバーにお声がけくださいね。

書いた人
しらき なお:@naxano__

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